Son zamanlarda işler bir türlü yetişmediği ve yapılacaklar listenize sürekli yenileri eklendiği için kendinizi kötü hissediyorsanız lütfen bu yazıyı okuyun. 

Birkaç aydır içinde bulunduğum durumu özetlemek istiyorum: Çalışma saati akşam altıyı gösterdiğinde listeme bakıyorum ve çoğuna pek dokunmamışım gibi geliyor. Günümün önemli bir kısmını krizleri yöneterek ya da spontane gelişen konularla ilgilenerek geçirdiğimi fark ediyorum. 

Bunlar size de tanıdık geldi mi? Peki böyle olunca kendinizi nasıl hissediyorsunuz? Muhtemelen daha fazlasını yapamadığınız için suçluluk duyuyorsunuz. O zaman bu durumla nasıl başa çıkabiliriz? Neler yapmalıyız? İsterseniz gelin birlikte konuya biraz derinlemesine bakalım…

Uzmanların Görüşü

“No One Understands You And What To Do About It” kitabının yazarı Heidi Grant, çalışma günü sonunda hedeflediğimiz işleri yapamamış olmamızın gerçekçi olmayan beklentilerden kaynaklandığını söylüyor. Gerçekten de hepimiz tüm işleri hızlıca yapmak istiyoruz ancak sorun şu ki beklentilerimiz ya da bizden beklenenler, yaptığımız işlerin gerçekliğiyle pek örtüşmüyor. 

"Disrupt Yourself" adlı kitabın yazarı Whitney Johnson ise “Akşam mesai bittiğinde endişeli hissetmeye başlıyor ve suçluluk duygusuyla sarmalanıyoruz. Neleri bitiremediğimize bakıyoruz ve ruhumuzun derinlerinden gelen iç sesimiz bize yetersiz olduğumuzu söylüyor.” diyor ve “Kendimizi başarısız hissetmek yerine iş yerinde kapıldığımız suçluluk duygusunu yenmek için kendimize karşı daha anlayışlı olmalı, yapılacak işler listemizdeki maddelerin yavaş yavaş azalmasını sağlamak için gerekli disiplini sağlamalıyız.” diye özetliyor. 

Ayrıca gün içinde bitirmeyi hedeflediğimiz işleri gerçekçi bir şekilde planlamamızı, her şeye rağmen belirlediğimiz hedefler gerçekleşmediğinde kendimizi şefkatle kucaklamamızı öneriyor. 

Daha verimli olmak için nasıl yeni bakış açıları geliştirebiliriz?

Yaptığınız işleri gözden geçirin ve sizi alıkoyan faktörleri düşünün. Her şeyden önce, elimizde olmayan koşullar için yapabileceğimiz bir şey olmadığının farkına varmamız gerek. Genelde işlerimizi neden tamamlayamadığımızı düşününce görüyoruz ki çoğu kez başkalarının taleplerine cevap vermek zorunda kaldığımız için kendi işlerimize yetişemiyoruz. Kısacası kendinizi bir şey yapamadım diye suçlarken aslında gün içinde farkında olmadan bir sürü kişiye fayda sağlamış olabilirsiniz.

Dolayısıyla kendinize asıl şu soruyu sormalısınız: Ben bugün neler başardım? Bugün hangi işlere nasıl katkıda bulundum?

Gerçekçi bir “Yapılacak İşler Listesi” için 7 ipucu…

1. Sizin için daha az önemli olan işlerle vedalaşmayı öğrenmelisiniz. Size zaman kaybettiren ve fayda sağlamayan işleri bir gözünüzün önüne getirin. Enerjinizi gerçekten zaman harcamaya değer işlere ayırın. Mücadele edeceğiniz işleri seçin ve gerisini bırakın.

2. Her sabah yeni bir yapılacaklar listesi hazırlayın ve günün sonunda hangilerini bitirdiğinize bakın. Buna 1-2 hafta devam edin. Günün sonunda kaç işi bitirebiliyorum diye kendinize bir sorun. Böylece kendinize daha gerçekçi hedefler belirleyerek beklentilerinizi yönetebilirsiniz. Öte yandan, listenizdeki kalemleri azaltın çünkü uzun listeler hiçbir zaman gerçekçi olmayacaktır. O yüzden listenizi daima kısaltmayı ve sadeleştirmeyi deneyin. Hedeflerinizin gerçekleştirilebilir olduğundan emin olun. Bir yerde okumuştum, yapılacaklar listelerinde en fazla yedi madde olması öneriliyordu. Bütün ilginç listelerin de yedi maddeden oluştuğunu unutmayın. “Dünyanın Yedi Harikası, Yedi Ölümcül Günah, İnsanlığın Yedi Çağı” gibi örnekleri hatırlayın. Uzmanlar, bunun yediyi ezberlemenin daha kolay olmasından kaynaklandığını söylüyor. 

3. Bitiş tarihi belirleyin. Zaman yönetimi için her bir maddenin mutlaka bitiş tarihi olmalıdır. Çünkü kendinize yeterli zamanı vermezseniz amacınıza ulaşmakta elbette zorlanırsınız. 

4. İşlerinizi öncelik sırasına koyun. Hepimizin gün içinde bir şeylere yetişmek için sınırlı zamanı var. Bu nedenle seçimlerimize ve önceliklerimize göre hareket etmeliyiz. İlk önce tamamlamanız gereken işlere odaklanın ve kolay işlerden başlayın. Daha zor ve karmaşık olanları ise sona bırakın. Daha kolay olanları en başta hallederseniz zihniniz açık ve net olur. Zorlu işlere daha rahat ve sakin bir zihinle odaklanabilirsiniz.

5. Büyük işleri küçük parçalara bölün. Büyük bir görevi tek madde olarak listelemek çoğumuzun yaptığı bir hata. Eğer işinizi parçalara bölerseniz her birini daha hızlı ve verimli bir şekilde tamamlama şansınız artar.

6. Molaları sakın ama sakın atlamayın. Listenizde molaları ihmal etmemeniz çok önemli. “İş arkadaşınızla kahve içmek, sevdiğiniz biriyle sohbet etmek veya biraz hava almak vb.” gibi faaliyetlere de zaman ayırmanız son derece gerekli ve normaldir. Neticede hepimiz insanız, zihinsel kapasitemizi ve esenliğimizi koruma sorumluluğu da kendimize ait.

7. Listeniz dinamik olsun. Yapılacaklar listesini hazırlarken aklınıza yeni görevler gelebilir. Bu durumda listenizi gözden geçirin ve sadece gerekli olanları ekleyin. Böylece, yeni ve beklenmedik görevlerle de baş edebilirsiniz. Bu yeni görevler, listenizde ayrı bir yer alabilir. Böylece, mevcut planı bozmadan yeni görevlere de yer açabilirsiniz.

Bakış açımı nasıl değiştirdim? 

Bu küçük ipuçlarını paylaştıktan sonra biraz da kendi deneyimlerimden bahsetmek istiyorum. 

Kariyerimde ilerlerken yapılacak işler listemde kalan, hâlâ üzerini işaretlemediğim kutular hakkındaki bakış açımı değiştirmem gerektiğini düşünmeye başladım. Çünkü liderlik pozisyonlarında ilerledikçe üzerimizdeki stres de doğal olarak artıyor ve sorumluluklarımız sadece iş yerindekilerle sınırlı kalmıyor. Benim de herkes gibi farklı rollerim ve sorumluluklarım var. Mesela biri 8, diğeri 10 yaşında oldukça hareketli iki erkek evlada sahibim. Durumumu bir düşünün.😊 

Önceleri listedeki maddeler uzun süre yerinden kıpırdamayınca çok kötü oluyor, buna bir de biriken e-postalar eklenince daha da stresli hissediyordum... Her şeyi önceliklendirmek beni çok zorluyordu. Ancak iki yıl önce ciddi bir sağlık sorunuyla karşı karşıya kalınca bazı şeyleri değiştirme vaktinin geldiğini düşündüm ve uzun bir süre kendi kişisel gelişimim üzerine çalıştım. Neleri değiştirmem bana iyi gelecek ve bunlar bana nasıl daha iyi hissettirecek, gelişim alanlarımı nasıl belirleyebilirim gibi konulara yoğunlaştım. Bakış açımı değiştirdikçe de suçluluk duygum giderek azaldı. 

Prensip kararları aldık ve uyguladık:

Başlarken öncelikle ve dikkatle neleri yapacağım ve neleri yapmayacağım konusunda prensiplerimi belirledim. Kararlarımı iş arkadaşlarımla samimiyetle paylaştım. Sabahın çok erken saatlerinde çok acil olmadıkça toplantı yapmayacağımıza, öğle aralarında mola vermemiz gerektiğine ve akşamları çok geç saate toplantı bırakmayacağımıza dair ekip arkadaşlarımla da anlaştık. Onların da bu konularda kendilerine dikkat etmeleri gerektiği ve sağlığın hayatta her şeyden önce geldiği konusunda tam bir mutabakata vardık. Çünkü bu kural sadece benim için geçerli olmamalıydı; madem bir ekiptik, o hâlde bu uygulamalar herkes için geçerli olmalıydı. Şu anda tüm ekip, aynı yaklaşımla gayet huzurlu bir şekilde işlerimizi yapabiliyor ve özel hayatımıza da zaman ayırabiliyoruz. 

İş bölümüne daha fazla önem verdim: 

Her işi tek başıma yapmamın imkânsız olduğunu kabul ettim ve iş bölümüne daha çok önem vermeye başladım. Bu konuda oldukça şanslı olduğumu söylemeliyim çünkü dünyanın en çalışkan, güvenilir ve harika insanlarıyla birlikte çalışıyorum. Kendi kendime her işi yapmaya çalışmanın bana zarar verdiğini anladım ve bunun yerine görevleri daha fazla bölüşmenin çok daha iyi bir seçenek olduğuna karar verdim. Ayrıca, aramıza yeni katılan ekip üyelerinin de bazı görevleri üstlenme konusunda ne kadar hevesli olduklarını ve bu görevlerin onlara yeni yetkinlikler kazandırdığını gördüm.

Tatil günlerinden, aileme ayırmam gereken zamanlardan taviz vermeyi bıraktım:

Özellikle tedavi sürecinden sonra tatil günlerinde çalışmayı bırakmamın ve bu zamanı tamamen kendime ve aileme ayırmamın ne kadar önemli ve değerli olduğunu anladım. Elbette çok nadir durumlar hâlâ olabiliyor. Üst düzey bir lider olunca beklenmedik durumlara karşı esnek davranmam gerekebiliyor ancak bunu artık sahiden ve gerçekten gerekli olduğunda yapabiliyorum. 

Tüm bunlara ek olarak değinmek istediğim bir husus daha var. Ne kadar plan yaparsak yapalım acil durumlar ortaya çıkacaktır. Örneğin tedarikçilerle ilgili, son dakika çözülmesi gereken bir konu veya benim önerime ihtiyaç duyulan bir soruyla karşılaşabiliyorum. Ancak günün sonunda kendi değerimi ya da ekibimin değerini sadece işaretlenen, üzeri çizilen görevler yerine organizasyona, ekip arkadaşlarıma ve paydaşlarıma ne kattığımla ölçüyorum. Eğer bir konuyu ajandama eklemişsem bir şekilde o konuya değer katabileceğimi düşünüyorum.

Bu nedenle sizlere de şunu öneriyorum: Lütfen değerinizi tamamladığınız işlerin sayısıyla, üzerini çizdiğiniz kutularla değil de katkılarınızla ölçün. Artık burada yazımın sonuna geliyorum.

Umarım bu yazıyı keyifle okur ve paylaştığım ipuçlarından yararlanırsınız. Bir sonraki yazımda görüşmek üzere.

Sevgiler,

Nilay Akçal

Gelişen Pazarlar Endirekt Satın Alma Direktörü & Satış Bölgeleri Lokal Satın Alma Global Direktörü